księgowa Skierniewice, biuro rachunkowe Skierniewice, księgowość online

Dowody księgowe w działalności gospodarczej – co warto wiedzieć?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma obowiązkami, w tym z odpowiednim dokumentowaniem wszelkich transakcji finansowych. Jednym z najczęściej zadawanych pytań przez przedsiębiorców jest: „Jaki dokument jest podstawowym dowodem księgowym?” W odpowiedzi na to pytanie warto zaznaczyć, że kluczowym dokumentem księgowym w każdej firmie jest faktura. Jednak w rzeczywistości, faktura to tylko jeden z wielu rodzajów dowodów, które przedsiębiorca powinien posiadać i właściwie zarejestrować, aby jego księgowość była zgodna z przepisami prawa.

1. Faktura – podstawowy dowód księgowy

Faktura stanowi najważniejszy dokument księgowy, który przedsiębiorca wystawia lub otrzymuje w związku z transakcjami sprzedaży lub zakupu towarów czy usług. W obiegu gospodarczym faktury są najczęściej wykorzystywanym dowodem do potwierdzenia wydatków lub przychodów. Zgodnie z przepisami prawa każda faktura powinna zawierać określone dane, takie jak numery identyfikacyjne obu stron transakcji, szczegóły dotyczące towaru lub usługi, cena, stawka VAT oraz data wystawienia faktury.

2. Dzienne zestawienia dowodów

Faktura, mimo iż jest najczęściej używanym dokumentem księgowym, nie jest jedynym dowodem wymaganym przez przepisy prawa. Dzienne zestawienia dowodów to szczególny rodzaj dokumentu, który umożliwia podsumowanie i kontrolę sprzedaży w firmie. Zestawienie to jest pomocne w przypadku zbiorczego zapisu faktur sprzedaży, które mogą być wystawiane codziennie lub w innych okresach rozliczeniowych. Dzięki temu dokumentowi przedsiębiorca jest w stanie kontrolować, jakie transakcje zostały zaksięgowane, a także łatwiej dokonać zestawienia wszystkich operacji gospodarczych w danym dniu.

3. Noty księgowe – korekta zapisów

Noty księgowe to dokumenty, które wykorzystywane są do korekty wcześniej zaksięgowanych operacji gospodarczych. W zależności od sytuacji, nota może dotyczyć zarówno obcych, jak i własnych dowodów księgowych. Przykładem takiej sytuacji jest konieczność korekty faktury, gdy zawiera błędy, bądź gdy zaistnieje potrzeba zmiany wysokości kwoty lub stawki VAT. Noty księgowe pozwalają na poprawienie zapisów, dzięki czemu księgowość firmy jest zgodna z rzeczywistym stanem faktycznym.

4. Zmiany w finansach firmy

Dokumenty te dokumentują zmiany, jakie zachodzą w finansach firmy, np. w wyniku przesunięcia środków na inne konto bankowe, zmiany struktury kapitałowej firmy, czy też operacji związanych z rozliczeniem należności lub zobowiązań. Dowody przesunięć mogą obejmować zarówno wewnętrzne operacje finansowe, jak i operacje między firmami. Są one niezbędne do prawidłowego zarejestrowania każdej zmiany w bilansie firmy i zapewniają, że księgi rachunkowe przedsiębiorstwa odzwierciedlają rzeczywisty stan jego finansów.

5. Dowody opłat pocztowych i bankowych

Kolejnym istotnym dokumentem księgowym są dowody opłat pocztowych i bankowych. Potwierdzają one dokonanie transakcji, a także stanowią podstawę do zaksięgowania odpowiednich wydatków w firmie. Dowody te obejmują m.in. potwierdzenia przelewów, opłat za usługi pocztowe, czy też koszty związane z prowizjami bankowymi.

Warto wspomnieć, że jeżeli transakcja bankowa została obciążona prowizją lub opłatą, przedsiębiorca może zaksięgować ten koszt na podstawie wygenerowanego potwierdzenia zapłaty z systemu bankowego. W praktyce oznacza to, że bankowe dokumenty potwierdzające opłatę stanowią dowód księgowy i można je uznać za wiarygodne źródło informacji.

6. Inne dowody opłat

Poza tradycyjnymi dowodami bankowymi i pocztowymi, przedsiębiorcy mogą spotkać się także z innymi dowodami opłat. Mogą to być m.in. opłaty związane z korzystaniem z książeczek opłat, różnego rodzaju opłaty administracyjne czy też inne płatności, które wymagają dokumentacji. Takie dowody również powinny być gromadzone i przechowywane przez przedsiębiorcę w celu prawidłowego rozliczenia kosztów.

7. Rozporządzenie o KPiR i opłaty bankowe

Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), potwierdzenie przelewu bankowego stanowi pełnoprawny dowód księgowy w kontekście transakcji związanych z opłatami bankowymi. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi posiadać dodatkowych, papierowych dokumentów potwierdzających dokonanie opłaty – wystarczy jedynie potwierdzenie przelewu wygenerowane z systemu bankowego. Jest to szczególnie wygodne w przypadku przelewów internetowych, gdzie wszystkie dane dotyczące transakcji są automatycznie rejestrowane przez bank, co ułatwia przedsiębiorcom prowadzenie księgowości.

Podsumowanie

Prawidłowe prowadzenie księgowości w firmie wymaga nie tylko faktur, ale również szeregu innych dokumentów. Dzienne zestawienia dowodów, noty księgowe, dowody przesunięć, a także dokumenty związane z opłatami pocztowymi i bankowymi stanowią niezbędną część dokumentacji, która pozwala na rzetelne i zgodne z przepisami prowadzenie ksiąg rachunkowych. Pamiętając o odpowiednim gromadzeniu i archiwizowaniu tych dokumentów, przedsiębiorca może uniknąć problemów związanych z kontrolami skarbowymi i zapewnić prawidłowe rozliczenia podatkowe.

Czy potwierdzenie zapłaty z banku może być uznane jako dokument księgowy?